Menu

Referentie: Museumwerf

Referentie: Museumwerf

Een verschil tussen dag en nacht:
Vernieuwing automatisering van de Museumwerf Vreeswijk

Van de nacht
Ik ben in 2018 gepensioneerd, na een werkzaam leven in en rond de IT-branche (Capgemini, KPMG, UvA). Maar omdat ik moeilijk stil kon zitten, vond ik al snel emplooi als penningmeester van de Museumwerf Vreeswijk, waar historische binnenvaartschepen worden gerestaureerd (zie https://Museumwerf.nl).

Mijn voorganger als penningmeester werkte van huis uit, maar ik wilde juist graag tussen de mannen van de werf werken. Daarbij werd direct duidelijk waarom mijn voorganger vanuit huis werkte, want de computers van de werf deden het vaker niet dan wel. Als de verbinding wegviel moest je naar de bijkeuken van een huisje om daar wat aan de kabels en modems te trekken, en dan kon je het zaakje soms weer ‘up’ brengen. Dus toen men hoorde dat ik in de IT had gewerkt, kwam al snel de vraag of ik ook eens naar de automatisering wilde kijken, en dat heb ik gedaan …

De desktops die ze toen hadden waren ongeveer even oud als de Museumwerf, d.w.z. rond de 12 jaar. Een plukje hing aan internet via KPN en een ander plukje via Xs4all. Niemand wist wat de ander deed, want de computers konden niet met elkaar praten. Er waren zelfs al workshops gestart om de onderlinge communicatie tussen de medewerkers te verbeteren.

De Cloud
Ik had bij eerder vrijwilligerswerk voor de katholieke kerken van Utrecht kennis gemaakt met Sharepoint om documenten met elkaar te delen, en dat wilde ik op de werf ook zo invoeren. Frank Velthuizen, de directeur van Service IT, kwam bij ons op bezoek, en begreep direct wat wij nodig hadden. In de eerste plaats hebben ze alle desktops vervangen door 5 nieuwe notebooks met docking stations en grote schermen (een medewerker wilde vasthouden aan zijn desktop, maar die kreeg wel een nieuwe), en toen hebben ze daar Microsoft Onedrive op geïnstalleerd.

De ‘gebruikers’
De meeste gebruikers van de werf waren evenals ik gepensioneerd. Ze waren - vriendelijk gezegd - autodidact en ze konden hun PC alleen maar op hun eigen specifiek manier gebruiken, ofwel de bekende weerstand tegen veranderingen was groot. De eerste vragen van Service IT leidden al meteen tot problemen, want vrijwel niemand wist nog wat zijn of haar password was. Maar John Knijn, de man die Service IT op ons afstuurde, beschikte over veel tact en een Engelen- geduld, zodat hij de klus in twee dagen helemaal kon klaren.

Alles wat daarna fout ging lag natuurlijk aan mij en aan de Cloud. Ik had niet anders verwacht, maar de directeur stond van begin tot eind achter mij, en de Servicedesk van Service IT, was altijd bereikbaar. Als telefonisch contact niet genoeg was konden ze – O wonder ! - elke PC vanuit hun kantoor ‘overnemen’ en daarmee hebben ze alle problemen opgelost.

Naar de dag
Nu zijn we zover dat we allerlei bestanden via de Cloud met elkaar sharen. Ik noem:

  • de facturen die de werfbaas in ruwe vorm klaarzet, en die ik dan afmaak en verstuur naar onze klanten
  • de adresgegeven van de vrijwilligers die door één vrijwilliger wordt onderhouden, en dat iedereen nu in kan zien
  • de klantenbestanden, die worden gesynchroniseerd met ons boekhoudpakket
  • alle agenda’s en notulen van staf- en bestuursvergaderingen

Daarnaast gebruiken we nu shared agenda’s voor:

  • het boeken en plannen van het Theehuys (dat is onze Horeca-gelegenheid)
  • het plannen van de schepen die op ‘de helling’ komen.

Er worden nog maar weinig problemen gemeld, en we beginnen John haast al te missen …

Guus Delen
Penningmeester de Museumwerf Vreeswijk

Service IT - Your personal IT-Service adviser Vragen? Bel 030 608 15 48 ma t/m vr 8.30 - 17.00 Bookmark and Share